Politique de confidentialité
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 21 avril 2025
1. Préambule
1.1. Chez Portraits d’espoir, la transparence et la protection des renseignements personnels est une priorité. La présente politique décrit nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de conservation et de protection des renseignements personnels, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, c.25)
1.2. À des fins de meilleure compréhension, les termes suivants seront utilisés pour désigner chacune des instances ci-dessous :
1.2.1. Portraits d’espoir sera également désigné comme « nous », « notre » ou « nos ».
1.2.2. Les visiteurs du site seront également désignés comme « vous », « votre » ou « vos ».
1.2.3. Le site internet de Portraits d’espoir sera désigné comme « le Site ».
1.2.4. La présente politique de confidentialité sera désignée comme « la Politique ».
2. Collecte des renseignements personnels
2.1. Nous recueillons uniquement les renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services. Ces données sont collectées avec votre consentement pour des fins spécifiques qui vous sont expliquées au moment de la collecte. Les renseignements personnels sont recueillis par les moyens suivants :
2.1.1. Formulaire de contact sur notre site web : nous collectons votre nom, et votre adresse courriel afin de pouvoir répondre à votre demande d’information.
2.1.2. Formulaires Google Forms (demande de réservation, demande de soumission) : les renseignements personnels collectés varient en fonction du formulaire et vous sont précisés au moment de la collecte. Ils peuvent inclure votre nom, votre adresse courriel, le nom de votre entreprise et certains détails entourant la planification de votre événement. Ces renseignements sont collectés dans le but de traiter votre demande et de vous fournir une soumission.
2.1.3. Plateforme de rendez-vous (Calendly) : nous collectons votre nom, votre adresse courriel pour la gestion et la confirmation de vos rendez-vous.
2.2. Nous recueillons également de façon automatisée certains renseignements techniques non nominatifs lors de la navigation sur notre site web. Bien que ces données ne permettent pas de vous identifier directement, elles sont traitées avec soin et conformément aux meilleures pratiques de sécurité. Ces renseignements peuvent inclure :
1.2.1. L’adresse IP;
1.2.2. Le type de navigateur utilisé;
1.2.3. Le type d’appareil utilisé;
1.2.4. Le système d’exploitation;
1.2.5. Les pages visitées et l’heures de consultation.
Ces données sont collectées par notre hébergeur (Squarespace) à des fins de fonctionnement, de sécurité et d’amélioration de l’expérience utilisateur.
3. Utilisation des renseignements personnels
3.1. Les renseignements personnels sont utilisés dans les buts suivants :
3.1.1. Nom, adresse courriel et nom d’entreprise :
3.1.2. Communiquer avec vous dans le cadre d’un mandat et gérer vos demandes d’information.
3.1.3. Gérer les rendez-vous et les demandes (via Calendly) ;
3.1.4. Établir des contrats et effectuer des paiements (via PandaDoc, Clover ou PayPal);
3.1.5. Transmettre des informations pertinentes à nos équipes et à nos services;
3.1.6. Respecter nos obligations légales et administratives.
3.2. Renseignements fournis par le biais du questionnaire Google Forms
3.2.1. Traiter votre réservation, répondre à votre demande de soumission ou identifier vos besoins (via Google Forms);
3.2.2. Communiquer avec vous dans le cadre d’un mandat et gérer vos demandes d’information.
3.2.3. Transmettre des informations pertinentes à nos équipes et à nos services;
3.2.4. Respecter nos obligations légales et administratives.
4. Communication à des tiers
4.1. Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec les fournisseurs suivants, uniquement dans la mesure nécessaire à la prestation de leurs services :
4.1.1. Squarespace (hébergement du site web) : peut avoir accès à l’adresse IP et aux données de navigation pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site.
4.1.2. Google Workspace (gestion des courriels, des formulaires et des documents) : peut avoir accès à votre nom, votre adresse courriel ainsi qu’aux renseignements que vous soumettez par le biais du formulaire de réservation Google Forms pour la communication et le partage de documents liés à nos services.
4.1.3. Calendly (prise de rendez-vous) : peut avoir accès à votre nom et votre adresse courriel pour la gestion des rendez-vous.
4.1.4. Pandadoc (signature de contrats) : peut avoir accès à votre nom, nom de l’entreprise et adresse courriel pour la préparation et la signature de contrats.
4.1.5. PayPal et Clover (soumission et paiement) : peuvent avoir accès aux informations nécessaires au traitement de vos données de paiements.
4.2. Nous ne vendons ni ne communiquons vos renseignements personnels à des fins commerciales.
4.3. Dans certains cas exceptionnels, nous pourrions être tenus de communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement, notamment :
4.3.1. Pour nous conformer à une obligation légale, à une ordonnance d’un tribunal ou une demande émanant d’une autorité compétente;
4.3.2. Dans le cadre d’une enquête ou d’une procédure judiciaire;
4.3.3. En situation d’urgence, si la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée.
Dans de telles circonstances, nous limiterons la communication aux seuls renseignements requis et, si la loi le permet, nous en informerons la personne concernée.
5. Conservation et destruction
5.1. Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, soit généralement la durée du mandat. Une fois le mandat terminé, les données sont archivées à des fins administratives (ex. tenue de livre, gestion des différends) pour la durée prévue par notre calendrier de conservation et conformément à nos obligations, puis supprimées ou détruites de manière sécuritaire.
6. Mesures de sécurité
6.1. Nous mettons en place des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisée. Ces mesures incluent notamment :
6.1.1. L’utilisation de mots de passe complexes régulièrement modifiés;
6.1.2. L’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe;
6.1.3. L’utilisation d’un antivirus à jour et l’activation de pare-feu;
6.1.4. L’utilisation d’un VPN;
6.1.5. La sauvegarde des données sur un support sécurisé;
6.1.6. Un certificat SSL sur le Site;
6.1.7. L’authentification à deux facteurs (lorsqu’offert);
6.1.8. La réduction au minimum des données recueillies;
6.1.9. La formation continue ainsi que l’application des meilleurs pratiques en termes de cybersécurité.
7. Vos droits
7.1. Conformément à la Loi 25 du Québec, vous disposez des droits suivants :
7.1.1. Accès à vos renseignements personnels;
7.1.2. Rectification des renseignements inexacts;
7.1.3. Retrait de votre consentement à leur utilisation;
7.1.4. Droit à la portabilité de vos renseignement personnels (dans un format technologique structuré et couramment utilisé, sous réserve de certaines conditions);
7.1.5. Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, s’il y a lieu.
7.1.6. Droit à la cessation de la diffusion et au déréférencement de vos renseignements personnels dans certaines situation prévues par la loi.
7.2. Vous pouvez exercer ces droits en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent ci-dessous
Nom : Michel Clavet
Titre : Président et responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : info@portraitsdespoir.com
8. Témoins de navigation (cookies)
8.1. Notre site utilise des témoins de navigation (cookies) nécessaires à son bon fonctionnement (ex. : langue, sécurité, accessibilité). En naviguant sur notre site, vous consentez à l’utilisation de ces témoins.
8.2. Conformément à l’obligation #7 de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, c.25), votre consentement est requis afin de déployer des traceurs et des cookies. À cet effet, le Site utilise un système automatisé de gestion de consentement lequel vous demande d’établir vos préférences avant de débuter votre navigation. L’information collectée par le biais de traceurs ou de cookies dépend des autorisations que vous fournirez par l’entremise de notre système de gestion de consentement.
9. Hébergement des données
9.1. Les données que nous recueillons sont hébergées par nos fournisseurs, qui peuvent stocker l’information aux États-Unis ou dans d’autres territoires où ils exercent leurs activités. Bien que nous ne contrôlions pas directement l’emplacement des serveurs, nous sélectionnons des fournisseurs réputés pour leur conformité aux normes de sécurité et de confidentialité.
10. Limitations
10.1. Le Site peut contenir des hyperliens vers d’autres sites web lesquels ne sont aucunement rattachée à notre Politique. Portraits d’espoir n’est en aucun cas responsable du contenu et/ou des pratiques de ces autres sites en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à lire les conditions d’utilisation ainsi que la politique de confidentialité de ces derniers pour plus d’informations.
10.2. Malgré toutes les précautions prises, aucune transmission de données sur Internet ou par courriel n’est totalement sécurisée. Par conséquent, nous ne pouvons pas garantir que les renseignements personnels transmis ne seront jamais perdus, piratés, mal utilisés ou modifiés.
10.3. Portraits d’espoir décline toute responsabilité à l’égard de la communication ou de l’utilisation de vos renseignements personnels transmise par vous ou par des tiers, dans la mesure permise par la loi.
11. Modifications à la présente politique
11.1. La présente politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter tout changements législatifs, technologiques ou organisationnels. La version en vigueur est celle publiée sur le Site avec la date de mise à jour en haut du document. En cas de changement majeur, un avis sera publié sur notre site web.